Podróże służbowe zyskują na popularności, stając się coraz częstszą formą wykonywania obowiązków pracownika. Konieczność ich odbywania spada na barki pracownika, a odpowiednie ich rozliczenie staje się również obowiązkiem pracodawcy.
Mając na uwadze ewentualne trudności, przedstawiam poniżej jak poprawnie rozliczyć wykonywaną delegację – zarówno w kraju, jak i za granicą.
Czym jest delegacja?
Delegacją nazywamy podróż służbową, która realizowana jest na wyraźne polecenie pracodawcy. Istotne jest, aby odbywała się poza miejscowością, w której znajduje się dana siedziba firmy.
W ramach ciekawostki warto nadmienić, że obecnie rozróżnia się delegację pracownika od delegacji pracodawcy. Podstawową różnicą jest forma rozliczenia, która w przypadku pracodawcy musi opierać się na rachunkach i fakturach. Co ważne, poniesione wydatki nie mogą przekraczać przyjętych norm, zapisanych w rozporządzaniu o podróżach służbowych.
Rozliczenie delegacji
Jak już wspominałam, największym problemem w kwestii delegacji jest jej poprawne rozliczenie. Dlaczego?
Odbywając delegacje nałożone są na nas koszty, wynikające z np. przejazdów oraz niezbędnego wyżywienia. Wszystkie te wydatki ponosi pracodawca, z racji koniecznej pracy poza murami firmy. W związku z powyższym pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów, a zasady rozliczeń uzależnione są od np. kraju docelowego.
Kwota, która należy się pracownikowi odbywającym taką podróż nazywana jest dietą. To tą terminologią będę się posługiwać w poniższym wpisie.
Komu przysługuje dieta w delegacji?
Dieta przysługuje pracownikowi, odbywającymi delegację na terenie Polski (z pewnym wyjątkami, o których piszę więcej poniżej) oraz poza granicami kraju.
Jak naliczana jest delegacja krajowa?
Wspomniane powyżej wyjątki wynikają z liczby godzin przeznaczonych na delegację, która trwać może mniej lub więcej niż standardowy czas pracy (przypominam – średnia godzin na pełnym etacie wynosi 8h/dzień). Mając to na uwadze, dowiadujemy się, że:
- będąc na delegacji krótszej niż 8 godzin – nie otrzymujemy diety;
- będąc na delegacji od 8 do 12h – otrzymujemy 50% kwoty;
- będąc na delegacji powyżej 12h – otrzymujemy 100% przysługującej kwoty;
- podróż trwająca dłużej niż jedną dobę – otrzymujemy ponownie 100% diety.
Jak naliczana jest delegacja zagraniczna?
Dieta w delegacji zagranicznej liczona jest w inny sposób. Za podróż trwającą do 8 godzin przysługuje nam 1/3 wartości diety; między 8-12 godzin ponownie 50% i powyżej 12 godzin – również ponownie 100% wartości diety.
Kiedy nie przysługuje dieta?
Podsumowując więc (i rozwijając ten aspekt) – poniżej wyszczególniam sytuacje, w których pracownikowi nie należy się dieta.
- Wspomniana już sytuacja, kiedy to pracownik odbywa delegacje krajową, trwającą mniej niż 8 godzin.
- Gdy w trakcie delegacji pracownik otrzymuje należność pieniężną, przeznaczoną na wyżywienie.
Na wyróżnienie zasługuje również sytuacja, gdy pracownik odbywający podróż zagraniczną otrzymuje posiłki. W takich okolicznościach przysługuje mu tylko 25% diety.
Delegacja na samochód
Zdarza się, że pracownik odbywa podróż służbową, gdzie środkiem transportu staje się jego prywatny pojazd. Rozliczenie poniesionych w ten sposób kosztów odbywa się na podstawie tzw. kilometrówki. W takim wypadku nie jest istotny kraj docelowy – sposób rozliczenia jest identyczny zarówno w kraju ojczystym, jak i za granicą, a jedynym wyznacznikiem rozliczenia stają się przejechane kilometry.
Kiedy należy rozliczyć delegację?
Pracownik po odbytej delegacji musi rozliczyć się z otrzymanej zaliczki albo z poniesionych kosztów delegacji, w przeciągu 14 dni od swojego powrotu.
W tym czasie pracownik ma obowiązek przedstawić wszystkie poniesione koszty, zapisując je w tzw. oświadczeniu o delegacji.
Co ważne – nie ma jednoznacznych przepisów, nakazujących termin rozliczenia przez naszego przełożonego. Jednakże, zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego, powinno to nastąpić „niezwłocznie”.
Ile wynosi dieta w delegacji?
Delegacje zagraniczne posiadają odrębną, wyszczególnioną tabelę wysokości diet, uzależnioną od docelowego kraju podróży. W przypadku delegacji krajowej dieta wynosi 30 zł.