Posiadanie samochodu firmowego jest niezbędne w niektórych branżach. Przedsiębiorcy do celów z tym związanych używają prywatnego samochodu lub decydują się na kupno, np. w postaci leasingu samochodu firmowego. Jak wygląda sytuacja, gdy samochód służbowy jest wykorzystywany przez pracownika?
Posiadanie samochodu w firmie – na jakich zasadach?
Od zakupu samochodu służbowego zakupionego na firmę może zostać odliczony podatek VAT. Nie ma tutaj znaczenia czy jest to samochód używany czy nowy. Istotne jest, by sprzedający, jak i kupujący byli czynnymi podatkami VAT.
Jeśli samochód będzie wykorzystywany zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych mamy prawo do odliczenia 50% podatku VAT.
Z kolei 100% podatku VAT może zostać odliczone w przypadku, gdy samochód ten będzie używany wyłącznie w ramach działalności gospodarczej lub będzie to samochód ciężarowy, 100% wartości VAT można również odliczyć w przypadku pojazdów, których konstrukcja wyklucza użycie prywatne.
Samochód służbowy – do czego jest przeznaczony?
Pracownik może zostać upełnomocniony do korzystania z samochodu służbowego przez pracodawcę. Dzieje się to w przypadku, gdy pracownik odpłatnie lub nieodpłatnie wykorzystuje pojazd, np. przy dojazdach z miejsca zamieszkania do miejsca pracy lub przy okazji urlopów wypoczynkowych.
W przypadku gdy pracownik wykorzystuje odpłatnie samochód służbowy do celów prywatnych to może pojawić się u niego przychód podatkowy, jeżeli kwota, którą uiszcza pracodawcy nie przewyższa limitów zawartych w ustawie o podatku od osób fizycznych. Wynoszą one 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3. Natomiast dla tych, gdzie pojemność silnika wynosi powyżej 1600 m3 – 400 zł miesięcznie.
Wobec tego, gdy samochód jest wykorzystywany przez pracownika nieodpłatnie przez część miesiąca, świadczenie określa się za każdy dzień użytkowania samochodu, w wysokości 1/30 tej kwoty.
Zdarza się również, że pracownik wykorzystuje samochód prywatny do celów służbowych. W takiej sytuacji zwrot kosztów następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki).
Warto tutaj wspomnieć o stawce kilometrowej, która jest ustalana w celu sprecyzowania zwrotu kosztów przejazdu np. podróży służbowej dotyczącej przemieszczania się pracownika. Należałoby wtedy założyć ewidencję przebiegu pojazdu i rozliczać w istocie z przejechanych kilometrów przez pracownika. Sugerując się rozporządzeniem dotyczącym sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania w celach służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – wynika, że:
- Stawka kilometrowa dla samochodów osobowych o poj. silnika do 900 cm3 wynosi 0,5214 zł, a tych powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł
- Stawka kilometrowa dla motocykla – 0,2302 zł
- Stawka kilometrowa dla motoroweru – 0,1382 zł
