Krajowy system e-Faktur to system, który umożliwia wystawianie, przechowywanie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. System udostępnia także automatyczne wystawianie faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Przedsiębiorcy rozpoczęli korzystanie ze specjalnej platformy z dniem 1 stycznia 2022 roku. Na razie korzystanie z KSeF nie jest obowiązkowe, jednak Ministerstwo Finansów już ogłosiło, że e-faktura będzie dobrowolna do 2024 roku i stanie się wtedy obligatoryjna.
Co to jest e-faktura?
E-faktura to dokument sprzedaży wystawiany w formie elektronicznej, zgodnie z przepisami prawa. To dopuszczalny rodzaj dokumentowania sprzedaży, które z powodzeniem mogą być używane przy transakcjach obok faktur papierowych. Początkowo e-faktura miała zostać obowiązkowa dla przedsiębiorców od 1 kwietnia 2023 roku. Jednak po wielu głosach środowiska zdecydowano, że stanie się to kilka miesięcy później.
Ministerstwo Finansów udostępniło oprogramowanie, które ma służyć do całego procesu e-faktur dla mniejszych firm. Korporacje i duże przedsiębiorstwa są zmuszone do samodzielnego przygotowania systemów podatkowych oraz księgowych do obsługi e-faktur.
Zalety korzystania z e-faktury
1) Szybkość i wygodne wystawianie faktur. Podatnicy dzięki temu otrzymają zwrot VAT po 40 dniach, a nie jak do tej pory po 2 miesiącach,
2) Automatyczne wystawianie faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3) Umożliwia przechowywanie faktur w formie elektronicznej,
4) Umożliwia łatwy dostęp do faktur (np. poprzez e-mail lub fax)
5) Korzystanie z bazy MF przy wystawieniu e-faktury to pewność, że nasza faktura elektroniczna trafi do kontrahenta
6) Mniej obowiązków po stronie podatnika. Wszystkie wystawione faktury będą przechowywane w Krajowym rejestrze e-Faktur przez maksymalnie 10 lat.
Jak korzystać z e-faktury?
Aby korzystać z e-faktury, należy mieć podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP.
Profil zaufany jest to bezpieczny sposób uwierzytelniania w Internecie. Umożliwia on m.in. podpisanie dokumentów elektronicznych oraz logowanie się do serwisów internetowych urzędów i instytucji państwowych.
Aby móc korzystać z e-faktury, należy:
1) Zalogować się na swoje konto w systemie e-Faktur
2) Wybrać opcję „Wystaw fakturę”
3) Wypełnić formularz faktury (dane sprzedawcy, dane nabywcy, itp.)
4) Podpisać fakturę certyfikatem kwalifikowanym lub podpisem osobistym profilu zaufanego ePUAP
5) Wybrać sposób wysyłki faktury (e-mail, fax, itp.) To innowacyjne rozwiązanie informatyczne ma za zadanie zautomatyzować czasochłonne ręczne wysyłanie dokumentów. Taki system funkcjonuje w takich krajach jak: Włochy, Hiszpania i Portugalia. Polska stanie się czwartym państwem, która wprowadzi ułatwienia dla biznesu. E-faktura to narzędzie, które pomoże w walce z wyłudzeniami VAT i uszczelnieniu systemu podatkowego. Po więcej informacji odsyłam na stronę internetową Ministerstwa Finansów – podatki.gov.pl.
