Dokładne zasady dotyczące przetrzymywania dokumentacji osobowej dostępne są w rozporządzeniu Ministra Kultury z 15 lutego 2005 roku. Czytając je dowiadujemy się o warunkach przechowywania dokumentacji osobowej, w odniesieniu do ustawy o narodowych zasobach archiwalnych.
Jednakże, przepisy te nie mówią o tym jaka forma (papierowa vs. elektroniczna) jest właściwsza, dlatego wybór leży wyłącznie po stronie pracodawcy.
Elektroniczne akta osobowe
Na wstępie wspomniałam o stosunkowo nowym przepisie, umożliwiającym przechowywanie akt w formie elektronicznej. Jeszcze do końca 2018 roku nakładano konieczność tworzenia dokumentacji wyłącznie w postaci papierowej, ale wraz z rozwojem technologii przepisy zmieniły się, co z pewnością ucieszy rzeszę pracodawców (a także księgowych i kadrowych).
Zabezpieczenie akt
Wyszczególniając dwa sposoby przechowywania akt, przedstawiam poniżej podstawowe wymagania, dotyczące ich archiwizowania i zabezpieczenia.
Akta w wersji papierowej
W aktach papierowych znajdują się głównie odpisy i kopie dokumentów, które zostały przedłożone przez osobę, która pragnie być zatrudniona. Mowa więc mn. o listach motywacyjnych, złożonych CV oraz wszelkich podpisanych dotychczas umowach. Wszystkie one powinny być poświadczone przez pracodawcę, a także, jak mówi Kodeks Pracy, każdy pracownik powinien mieć wydzieloną oddzielną teczkę (lub folder).
Jak łatwo się domyślić, akta papierowe narażone są głównie na zniszczenie, zabrudzenie, zgubienie lub dostanie się w niepowołane ręce. Zadaniem pracodawcy jest więc zapewnić odpowiednie, bezpieczne warunki, które uchronią dokumentację przed wszystkimi tymi „zagrożeniami”. W tym celu, najczęściej, używa się dedykowanych segregatorów i szaf pancernych, do których dostęp ma tylko wąska, wyznaczona grupa pracowników.
Innym sposobem jest wydzielenie oddzielnego pomieszczenia, które pozwoli przechowywać dokumenty z dala od promieni słonecznych i wilgoci. Warto również rozważyć odpowiednie, dodatkowe zabezpieczenie – np. instalację antywłamaniową, a także system sygnalizacyjno-alarmowy.
Akta w wersji elektronicznej
Dokumentacja elektroniczna powinna być przechowywana w tzw. systemie teleinformatycznym. Jego głównym zadaniem jest zabezpieczyć dokumenty, zapewniając jednocześnie integralność wszystkich przynależnych folderów.
Ze względów bezpieczeństwa konieczne jest założenie (i regularne modyfikowanie) odpowiedniego zabezpieczenia (np. hasła), które będzie znane tylko wąskiej grupie pracowników. Ważne jest także systematyczne kontrolowanie wdrożonych systemów techniczno-informatycznych, reagowanie na ewentualne nieprawidłowości i zwiększanie poziomu bezpieczeństwa.
