Leasing to jedna z najczęściej wybieranych form finansowania środków trwałych w firmach – zarówno jednoosobowych działalnościach gospodarczych, jak i spółkach. Umożliwia korzystanie z samochodów, maszyn czy sprzętu IT bez konieczności ich zakupu. Aby jednak skorzystać z jego zalet podatkowych i księgowych, trzeba wiedzieć, jak prawidłowo rozliczać leasing w firmie. Poniżej wyjaśniamy najważniejsze kwestie związane z leasingiem i jego księgowaniem.
Czym jest leasing i na czym polega ta forma finansowania dla firm?
Leasing to umowa cywilnoprawna, na mocy której leasingodawca (finansujący) przekazuje leasingobiorcy prawo do użytkowania środka trwałego (np. pojazdu, sprzętu biurowego) w zamian za regularne opłaty. Z punktu widzenia przedsiębiorcy leasing jest alternatywą dla zakupu – daje możliwość korzystania z niezbędnych zasobów przy zachowaniu płynności finansowej i bez konieczności angażowania dużego kapitału początkowego.
Rodzaje leasingu w firmie – czym się różni leasing operacyjny od finansowego?
W polskim systemie podatkowym funkcjonują dwa podstawowe rodzaje leasingu: leasing operacyjny i leasing finansowy.
- Leasing operacyjny – to najczęściej wybierana forma. Przedmiot leasingu nie jest ujmowany jako środek trwały leasingobiorcy, a rata leasingowa stanowi koszt uzyskania przychodu. Amortyzacji dokonuje leasingodawca.
- Leasing finansowy – przedmiot leasingu trafia do ewidencji środków trwałych firmy leasingobiorcy, który sam dokonuje amortyzacji, a jedynie część odsetkowa raty leasingowej może być zaliczona do kosztów.
Wybór odpowiedniej formy leasingu ma bezpośredni wpływ na rozliczenia podatkowe i sposób księgowania.
Jak rozliczać leasing operacyjny w kosztach firmy?
W przypadku leasingu operacyjnego, cała rata leasingowa (łącznie z opłatą wstępną i kosztami dodatkowymi) może zostać ujęta w kosztach uzyskania przychodu, o ile przedmiot leasingu służy prowadzonej działalności. Dodatkowo VAT od rat można rozliczać na bieżąco – w całości lub części, w zależności od tego, czy przedmiot leasingu jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej.
To forma szczególnie korzystna dla przedsiębiorców, którzy chcą obniżyć podstawę opodatkowania i jednocześnie korzystać z nowoczesnych środków trwałych bez ich zakupu.
Leasing finansowy – jak go zaksięgować i rozliczyć w PIT i VAT?
Leasing finansowy traktowany jest podobnie jak zakup na raty. Środek trwały trafia do majątku leasingobiorcy i podlega amortyzacji. Kosztem uzyskania przychodu są odsetki od rat oraz amortyzacja. Podatek VAT trzeba zapłacić z góry – od całej wartości umowy – co może stanowić duże obciążenie dla przedsiębiorcy.
Księgowanie leasingu finansowego jest bardziej skomplikowane, dlatego warto skorzystać z pomocy specjalisty lub zdecydować się na współpracę z doświadczonym biuro rachunkowe Wrocław.
Jak ująć leasing w księgach rachunkowych i ewidencji środków trwałych?
W zależności od rodzaju leasingu, przedmiot może lub nie musi być ujmowany w ewidencji środków trwałych. W leasingu operacyjnym nie ma takiego obowiązku – środek trwały pozostaje własnością leasingodawcy. W leasingu finansowym natomiast wpisanie do ewidencji jest wymagane.
W przypadku prowadzenia pełnej księgowości leasing trzeba również odpowiednio wykazać w księgach rachunkowych, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz standardami MSSF (jeśli mają zastosowanie).
Czy leasing można wrzucić w koszty uzyskania przychodu?
Tak, leasing może stanowić koszt uzyskania przychodu, ale w zależności od rodzaju leasingu różnią się zasady:
- w leasingu operacyjnym: pełna rata leasingowa trafia do kosztów;
- w leasingu finansowym: tylko część odsetkowa raty i odpisy amortyzacyjne.
Warto upewnić się, że przedmiot leasingu rzeczywiście służy działalności firmy, co potwierdza prawo do rozliczania go w kosztach. W przeciwnym razie przedsiębiorca może zostać narażony na zakwestionowanie kosztu przez urząd skarbowy.
Leasing a VAT – co można odliczyć i jak to zrobić poprawnie?
Podatek VAT od leasingu operacyjnego odlicza się stopniowo, razem z ratami. Leasingobiorca może odliczyć 100% VAT, jeżeli przedmiot leasingu jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej. Jeżeli wykorzystywany jest również prywatnie – odliczeniu podlega 50% VAT.
W leasingu finansowym VAT należy opłacić z góry – przy pierwszej fakturze. Kwotę można jednak odliczyć w całości, jeśli spełnione są odpowiednie warunki.
Jak wygląda rozliczenie leasingu przy jednoosobowej działalności gospodarczej?
W przypadku JDG, leasing rozliczany jest na podobnych zasadach jak w spółkach – różnice wynikają głównie z rodzaju księgowości (ryczałt, KPiR, pełna księgowość). Wielu właścicieli działalności wybiera leasing operacyjny, ponieważ pozwala na prostą ewidencję kosztów i niższe zobowiązania podatkowe.
Rozliczanie wykupu z leasingu – zasady, terminy i podatek
Po zakończeniu umowy leasingu operacyjnego firma może wykupić przedmiot leasingu – np. samochód – za symboliczną kwotę. Należy pamiętać, że:
- wykup jest opodatkowany VAT,
- wartość wykupu nie zawsze może być od razu kosztem uzyskania przychodu (zależy od dalszego wykorzystania przedmiotu).
Warto przed wykupem skonsultować się z księgowym, aby uniknąć błędów w rozliczeniu – szczególnie w kontekście amortyzacji i ewentualnej sprzedaży przedmiotu w przyszłości.
Leasing samochodu w firmie – jak poprawnie go rozliczyć?
Leasing auta to jedna z najczęstszych form leasingu w polskich firmach. Obowiązują tu jednak dodatkowe ograniczenia:
- limit odliczenia kosztów użytkowania pojazdu osobowego wynosi 150 000 zł (dla pojazdów spalinowych),
- trzeba prowadzić ewidencję przebiegu, jeśli auto służy również prywatnie,
- obowiązują limity odliczenia VAT (50% lub 100%).
W przypadku prowadzenia floty pojazdów lub leasingu samochodów o wysokiej wartości, warto rozważyć prowadzenie księgowości spółek we Wrocławiu z pomocą naszego Biura Księgowego Liber, które na co dzień wspiera przedsiębiorców w prawidłowym rozliczaniu umów leasingowych.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu leasingu – jak ich uniknąć?
Przedsiębiorcy najczęściej popełniają błędy przy:
- niewłaściwym ujęciu leasingu w kosztach,
- nieuwzględnianiu VAT przy wykupie,
- braku ewidencji środka trwałego (w leasingu finansowym),
- nieaktualizowaniu danych w przypadku zmiany wykorzystania pojazdu (prywatnie/służbowo).
Aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym i nie narazić firmy na sankcje podatkowe, warto skorzystać z pomocy doświadczonego księgowego.
Warto zapamiętać
Rozliczanie leasingu w firmie wymaga znajomości przepisów podatkowych oraz odpowiedniego podejścia księgowego. Niezależnie od tego, czy prowadzisz JDG, czy spółkę – warto zadbać o poprawne księgowanie rat, amortyzacji i VAT. Jeśli nie masz pewności, która forma leasingu będzie dla Ciebie korzystniejsza, skontaktuj się z biuro rachunkowe Wrocław. Pomożemy nie tylko w analizie oferty leasingowej, ale także w jej prawidłowym rozliczeniu i ujęciu w dokumentacji księgowej.
